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WEDITO Kontaktverwaltung
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Kurzbeschreibung:
Die Anwendung WEDITO Kontakt wurde für Firmen mit verteilten Unternehmensstandorten entwickelt und eignet sich für den zentralen und/oder dezentralen Einsatz. Die Verwaltung von unabhängigen Kontakten sowie die Gruppierung nach Firmenzugehörigkeit bzw. Abteilung sind möglich. Einzelne Mitarbeiter können Ihre Kontakt-/Firmendaten anderen Benutzern zur Verfügung stellen, auf freigegebene Daten mit Leserechten zugreifen oder je nach Berechtigung eigene Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Anschreiben... verwalten.
Über die kombinierte Suchfunktion von Firmen und Kontakten ist der schnelle Zugriff auf die benötigten Informationen möglich. Offene Angebote, Rechnungen und Mahnungen werden in der Statuszeile ausgewiesen oder können je nach Bedarf über die Suchfunktion eingegrenzt werden. Über die Stammdaten werden benötigte Angaben für druckbare Dokumente definiert. Dabei lassen sich die Bereich wie Kopfzeile, Fußzeile, Adressfeld,... individuell anpassen. Die Ausgabe der druckbaren Dokumente (Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Anschreiben, Serienbrief, Kasse,...) erfolgt im PDF-Format.
Eckdaten
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Übersicht:
  • Verwaltung von Kontakten, Firmen und Abteilungen
  • Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen
  • Kombinierte Suchfunktion (Kontakt / Firma)
  • Weitere Suchfunktionen für Angebote, Rechnungen, Mahnungen und Rufnummern
  • Anlagenverwaltung mit Uploadfunktion
  • Terminkalender mit Freischaltfunktion
  • Serienbrieffunktion
  • Serienmailfunktion
  • Gesprächsprotokoll
  • Leistungskatalog
  • Zeiterfassung und Rechnungsstellung
  • Kostenerfassung und Spesenabrechnung
  • Textbausteine
  • Kassenbuch
  • Übernahme der Kontaktinformationen per CSV-Export (MS Outlook, Telefonanlage,...)
  • Mandantenfähigkeit (optional)
  • Modulare Erweiterungen für spezielle Anforderungen
im Detail
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Angeboten, Rechnungen und Mahnungen:
Über den Einstieg der Kontakte erstellen Sie benötigte Angebote, Rechnungen und Mahnungen. Dabei sind kontaktbezogene sowie firmenbezogene Dokumente möglich. Firmenbezogene Dokumente werden in der Firmenansicht zur weiteren Bearbeitung angeboten. Für Angebote haben Sie Zugriff auf die zuvor hinterlegten Leistungen aus dem Leistungskatalog, für Rechnungen auf die zur Firma gespeicherten Zeiterfassungen. Neue Rechnungen werden aus den zuvor erstellten Angeboten generiert oder manuell hinzugefügt. Dabei lassen sich einzelne Leistungen individuell anpassen.
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Suchfunktion:
Über die kombinierte Suchfunktion (Kontakt / Firma) ist der einfache Zugriff auf die benötigten Informationen gewährleistet. Je nach Aufgabenstellung ist die Verzweigung in die Firma oder die verknüpften Kontakte möglich. Suchanfragen für Angebote, Rechnungen, Mahnungen und Rufnummern sind ebenfalls mit gängigen Suchkriterien möglich. Es wird die Suche nach exakten Suchkriterien sowie ähnlichen Suchwerten unterstützt. Zudem lassen sich Bereiche wie "Firma, Kontakte, Zeiterfassung, Gesprächsprotokoll,..." über einen Filterfunktion eingrenzen.
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Anlagenverwaltung mit Uploadfunktion:
Anlagen können über den Einstieg der Kontakte oder Firma gespeichert werden. Dabei sind kontaktbezogene sowie firmenbezogene Dokumente möglich. Firmenbezogene Dokumente werden in der Firmensicht zum Download angeboten. Die Anlagen werden über eine Upload-Funktion auf dem Server gespeichert und über den Browser-Download abgerufen. Vom Systemadministrator werden die zulässigen Dokumenttypen (Zuordnung mime type und Dateiendung) vorgegeben. Dadurch werden z.B. kritische Dateiendungen bereits von der Ablage ausgeschlossen.
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Terminkalender:
Mit dem integrierten Terminkalender können Benutzer Ihre Termine verwalten, die Geburts- und Jahrestage der relevanten Kontakte überprüfen oder Tage und Wochen für eine externe Terminerfassung freischalten. Erledigte Termine werden im Kalender ausgewiesen (dabei wird das Kennzeichen je nach Termindefinition manuell oder automatisch gesetzt). Die Anlage von privaten Terminen - diese sind für andere Benutzer nicht sichtbar - sowie öffentlichen Terminen ist möglich.
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Serienbrieffunktion:
Über die Serienbrieffunktion können Serienbriefe für ausgewählte Kontakte im PDF-Format gedruckt werden. Mit der Vorschaufunktion ist eine Kontrolle vor dem Ausdruck möglich. Eine Vorauswahl der relevanten Adressen wird zuvor in den Kontaktdaten hinterlegt.
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Serienmailfunktion:
Über die Serienmailfunktion können E-Mails an ausgewählte Kontakte versendet werden. Mit der Vorschaufunktion ist eine Kontrolle vor dem Versenden möglich. Eine Vorauswahl der relevanten Adressen wird zuvor in den Kontaktdaten hinterlegt.
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Leistungskatalog:
Über den Leistungskatalog hinterlegen Sie benötigte Stunden-/Tagessätze oder Budget-Kontingente zur Berechnung der Zeiterfassung. Die Leistungen aus dem Leistungskatalog lassen sich bei der Angebotserstellung zuordnen. Für die Zeiterfassung lassen sich die Budget-Daten zur Berechnung heranziehen. Die Deaktivierung einzelner Positionen aus dem Leistungskatalog ist jederzeit möglich (z.B. nach Erreichen vom Budget-Kontingent). Die Sichtbarkeit einzelner Leistungspositionen wird je Benutzer konfiguriert.
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Gesprächsprotokoll:
Über das Gesprächsprotokoll haben Sie Zugriff auf benötigte Randnotizen (z.B. Informationen aus Telefonaten).
Die Einträge im Gesprächsprotokoll können Sie über eine Filterfunktion eingrenzen.
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Zeiterfassung und Rechnungsstellung
Über die Zeiterfassung werden kundenbezogene oder interne Arbeitszeiten erfasst. Über den zuvor definierten Leistungskatalog werden die abzurechnenden Aufwände bei der Rechnungsstellung berechnet.
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Kostenerfassung und Spesenabrechnung
Über die Kostenerfassung werden kundenbezogene oder kundenabhängige Kosten der Mitarbeiter erfasst. Die Kosten können über die Druckfunktion (Spesenabrechnung) in Rechnung gestellt werden.
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Kassenbuch:
Für ein Kassenbuch werden die monatlichen Einnahmen und Ausgaben Online mit Belegnummer einpflegen. Über eine Filterfunktion wird der relevante Zeitraum eingegrenzt. Überträge werden dabei ausgewiesen. Die Kasse kann per PDF gedruckt werden.
Sonstiges
optionale Komponenten:
Marken
Microsoft, Windows, SQL Server, WindowsNT, das Windows-Logo, Windows 2000, Windows Server 2003, Windows Server 2008, Windows Server 2012, Windows 95, Windows 98, Windows 98SE, Windows ME, Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 10, Word, Excel, Outlook, Microsoft Edge und Internet Explorer sind entweder eingetragene Warenzeichen oder Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern.

OpenOffice.org ist ein eingetragenes Warenzeichen der Team OpenOffice.org e.V.

Firefox und Mozilla sind eingetragene Warenzeichen der Mozilla Foundation.

Netscape, Netscape Navigator, und Netscape Communicator sind eingetragene Warenzeichen der Netscape Communications Corporation.

Opera ist ein eingetragenes Warenzeichen der Opera Software A/S.

Apple, das Apple Logo, Mac, Mac OS, Macintosh, Safari sind Warenzeichen von Apple.

Chrome und Google sind eingetragene Markenzeichen von Google Inc.

Adobe und Acrobat sind Warenzeichen von Adobe Systems Incorporated.

Sun, Sun Microsystems, das Sun-Logo, Sun Enterprise und Solaris sind Warenzeichen, eingetragene Warenzeichen oder Dienstleistungsmarken von Sun Microsystems, Inc., in den USA und in anderen Ländern.

Java ist ein Warenzeichen von Sun Microsystems.

Apache und Tomcat sind eingetragene Warenzeichen der Apache Software Foundation.

BEA, Tuxedo und WebLogic sind eingetragene Warenzeichen der BEA Systems Inc.

Linux ist ein eingetragenes Warenzeichen von Linus Torvalds.

UNIX ist ein eingetragenes Warenzeichen der X/Open Company Limited.

SuSE und Yast sind eingetragene Warenzeichen der SuSE Linux AG.

Oracle ist ein eingetragenes Warenzeichen der Oracle Corporation.

IBM, OS/390, z/OS, DB2 UDB, Lotus, Tivoli, CICS und WebSphere sind Warenzeichen der IBM Corporation.

MySQL ist ein eingetragenes Warenzeichen der MySQL AB in Schweden und ein Warenzeichen der MySQL AB in den Vereinigten Staaten von Amerika und in anderen Ländern.

Alle anderen genannten Warenzeichen (Produktnamen, Logos) und Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber und werden als geschützt anerkannt.
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